Der Ablauf einer Hinterlegung

Der genaue Ablauf einer Quellcode-Hinterlegung (Software-Escrow) hängt von der konkreten Konstellation der Beteiligten ab. Grundsätzlich gibt es die folgenden Phasen:

1. Vorvertrag – Analyse und Beratung

Üblicherweise schließen wir mit unseren Kunden einen Vorvertrag, in dessen Rahmen ihnen unser umfassendes Escrow-Vertragswerk zur Verfügung gestellt wird und Anpassungen an ihre individuellen Bedürfnisse vorgenommen werden, bevor es zum Abschluss des eigentlichen Hinterlegungsvertrags mit allen Beteiligten (Softwarehersteller, Softwarenutzer, ecambria) kommt. In dieser Phase geht es darum, gemeinsam mit Ihnen den Hinterlegungsgegenstand festzustellen und zu beschreiben, die Modalitäten und die in Frage kommenden Fälle einer Herausgabe zu klären und insbesondere den gewünschten und sinnvollen Prüfungsumfang festzulegen. Unsere Leistungen im Rahmen des Vorvertrags umfassen außerdem die Einrichtung Ihres Software-Escrow bei uns.

2. Hauptvertrag – Quellcode-Hinterlegung und -Prüfung

Nach Abschluss des Hauptvertrags übergibt uns der Softwarehersteller den Quellcode der Software. Wir nehmen den Quellcode in unser verschlüsseltes Test- und Ablagesystem auf. Vor der eigentlichen, dauerhaften Hinterlegung prüfen wir den Hinterlegungsgegenstand in unserem Kölner Labor in dem mit Ihnen vereinbarten Umfang. Hierbei sollte mindestens die Übersetzbarkeit des Quellcodes in ein (startbares) Computerprogramm geprüft werden. Der hierfür anfallende Aufwand hängt von der Komplexität, dem Zustand und der Dokumentation der zu hinterlegenden Software ab. Falls sich bei unserer Prüfung schwerwiegende Probleme ergeben, fordern wir eine neue, korrigierte Version des Hinterlegungsgegenstandes vom Softwarehersteller an. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Hinterlegungsgegenstand dauerhaft in unserem mehrfach ausgelegten und geografisch verteilten System hinterlegt.

3. Optional: Beitritt weiterer Softwarenutzer zum Escrow-Hauptvertrag

Bei Verträgen, die zunächst nur vom Softwarehersteller mit uns abgeschlossen werden, können im Lauf der Zeit weitere Softwarenutzer (d.h. Kunden des Softwareherstellers) beitreten. Diese erwerben durch ihren Beitritt die im Vertrag beschriebenen Rechte gegenüber der Hinterlegungsstelle und dem Softwarehersteller.

4. Folgehinterlegung

Sobald eine neue Version der hinterlegten Software beim Kunden eingesetzt wird, sollte auch der dazugehörige hinterlegte Quellcode aktualisiert werden. Je nach Umfang der Aktualisierungen können unsere Prüfungen bei einer solchen Folgehinterlegung in vermindertem Umfang oder auch vollumfänglich (wie bei der Ersthinterlegung) durchgeführt werden.

5. Im Krisenfall: Herausgabe der Software

Tritt der Herausgabefall ein (etwa bei Insolvenz oder Liquidation), werden wir üblicherweise vom Softwarenutzer benachrichtigt, der so den Herausgabeprozess einleitet. Dabei prüfen wir zunächst vertragsgemäß, ob die Voraussetzungen für eine Herausgabe tatsächlich erfüllt sind. Die Art der Prüfung und die dabei laufenden Fristen sind im Escrow-Vertrag geregelt. Nur falls die Herausgabeprüfung positiv verläuft, übergeben wir den hinterlegten Quellcode an den Softwarenutzer.